入退室管理システムを導入する流れとは？
入退室管理システムを導入するにあたり、導入までの期間や流れがどのようになるか気になるという人もいると思われます。本記事では、入退室管理システムを導入する流れについて解説します。
入退室管理システム導入の流れ
セキュリティエリアや設置数などをヒアリング
入退室管理システムの導入を決定したら、まずは担当者が導入についてのヒアリングを行います。オフィスに設置する場合は、設置数、それぞれの扉のセキュリティレベルをどのように設定するかなどをヒアリングし、それにともなったシステム導入の検討と提案を行います。例えばエントランスやメインの出入り口は、多くの社員が出入りするためセキュリティレベルは低くなるでしょう。しかし、部外者の立ち入りを防止するために顔認証を導入する、認証と同時に勤怠チェックや検温をできるようにするなど、セキュリティレベル以外にも取り入れたい機能を目的ごとに設定します。
認証方法の選定
先にも触れたように、顔認証システムを始め、テンキー認証やICカードでの認証、指紋認証など、認証方法には多くの種類があります。すべてを同じ認証方法にするのではなく、メインの入口は顔認証に、入退室が少ないと思われる扉葉テンキーICカード認証にするなど、それぞれの扉で認証方法を分けることが可能です。セキュリティレベルに応じて認証方法を選ぶこともできます。
利用人数の確認
顔認証や指紋認証での入退室管理システムを導入する場合、指紋や顔などを登録する必要があるため、利用する人数を決めます。小規模のオフィスであれば20〜50人ほど、中規模であれば100〜300人ほど、大企業では300人以上で利用するのが一般的です。仮に現在は小規模でも、今後拡張の可能性がある場合には、拡張が可能な製品を選ぶなどの検討が必要になります。
他のシステムとの連携を検討する
入退室管理システムは、入退室の記録や検温などの機能のほかに、ほかのシステムと連携できる製品があります。例えば警備システムと連携していれば、不正な入室を検知した際に警備システムに通知が入って警備室に連絡を入れることができます。そのほか、火災報知器との連動や勤怠システムとの連動なども可能です。オフィスに必要な機能を洗い出し、予算などを考慮して連携を検討します。
管理ソフトの内容を確認する
入退室履歴や各扉の設定は、専用のソフトで行うケースが多いです。導入する機能や連携するシステムによって管理ソフトの内容が変わるので、それらを検討した上で管理ソフトから管理できる内容などを確認します。
導入に向けて日程調整や詳細項目の確認
導入する入退室管理システムの内容が定まったら、導入に向けてのスケジュール作成や細かい項目の確認を行い、導入に向けて動き出します。ヒアリングから実際の運用開始までは、システムの規模によりますが1〜2ヶ月かかる場合が多いです。新たにオフィスを立ち上げる場合は、電気工事や警備会社などの各業者との調整が必要になるため、導入までの時間が長くなる可能性があります。システムが導入されたら、使用開始となります。
まとめ
入退室管理システムの導入は、ヒアリングから実際の導入開始まで日数を要する場合が多いです。導入を検討している人は、早めに問い合わせをして打ち合わせを開始することをおすすめします。
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