入退室管理システムを導入するタイミングとは
入退室管理システムの導入タイミングには、いくつか検討したいタイミングがあります。「いつ導入するべきか？」と迷われているなら、導入に適したタイミングを押さえておくことでスムーズに導入でき、なおかつ効果もあがるでしょう。本記事では、入退室管理システムの導入タイミングについて解説します。
入退室管理システムの導入に適したタイミング
事業所の移転時
事業所を移転するときは、入退室管理システムを導入するのに大変適したタイミングです。移転にともなってセキュリティシステムを一新したいと思われる方は多く、入退室管理システムを導入するタイミングとしてよく見受けられます。
企業規模拡大にあわせて
企業規模の拡大にともなって、入退室管理を見直したいと考える企業も少なくありません。たとえば従業員数が急激に増えた、ICカードの発行や管理のコストが膨れているなどの理由がきっかけとなります。
労務管理の見直しが必要なとき
入退室管理システムでは出勤・退勤が正確に記録されるため、労務管理の見直しを目的として導入されることも多くあります。自動的に打刻がされるようになると打刻漏れもなくなり、さらにセキュリティレベルを向上させられるメリットもあるため導入の価値はあるでしょう。
法制度の変更時
法制度変更に対応するため、入退室管理システムが導入されることもあります。たとえばマイナンバー制度施行に伴う、セキュリティ対策強化などが具体例です。ITシステムが設置されているエリアにおいては、入退室管理システムによるセキュリティ強化が推奨されています。
入退室管理システムを導入する際の注意点
従業員への周知を徹底すること
入退室管理システムを導入する際には、従業員へのシステムの周知を徹底してください。これまでとどのように変わるのか、どのようなシステムになるのかを教育し、全従業員が使えるようになる必要があります。
認証タイプの紛失・盗難に注意すること
認証タイプがカードやスマートフォンなど物理的なものである場合、紛失・盗難に細心の注意を払わなければなりません。生体認証であれば問題ありませんが、物理的な認証方式である場合、紛失すると取得した第三者が簡単に入室できるようになってしまいます。
部外者が一緒に入室する可能性があること
入退室管理システムを導入していても、部外者が侵入する可能性はあります。たとえば認証をパスできる従業員とともに、第三者が侵入することなどです。よりセキュアな環境を築くためには、1回の解錠で1人のみが入室できるシステムの導入が必要とされます。
運用ルールを明確にすること
すべての入退室に対して同じ対応で問題ないならそれで良いでしょう。しかしエリアごとにセキュリティレベルを変更したり、入室できる従業員を限定したりする場合、入退室管理システムの運用ルールを明確にしておかなければなりません。事前にルールを制定し、導入した時点で施行できるようにしてください。
まとめ
入退室管理システムの導入タイミングとしては、事業所が移転したとき、企業規模が拡大したとき、法改正が行われたとき、労務管理の見直しが必要なときが適していると言えます。しかしその他のタイミングであっても、必要であると思われるときが導入のタイミングです。
ただし入退室管理システム導入に際しては、注意するべきこともあります。事前に基礎知識を習得して、効果的に利用できる環境を整えておくことが重要です。
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