オフィスに入退室管理システムを導入する際のポイントと事例
オフィスにおける入退室管理システムの導入にあたって、押さえておきたい基礎知識をまとめました。社内のセキュリティ強化や勤怠管理の精度向上を目指し、スマートフォンやICカードなどを使った入退室管理を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
オフィスに
入退室管理システムを導入する
メリット
セキュリティの強化
オフィスには、従業員に加えて取引先の来訪者や清掃・保守業者などが出入りします。中には悪意を持った第三者が侵入を試みる可能性もあるため、入退室権限を個別に設定して管理することでリスクを最小限に抑えることが可能です。
生体認証やICカードなどのシステムを活用すれば、鍵の紛失や不正コピーを防ぎ、高いセキュリティを維持できます。また、遠隔からの操作や管理が可能な製品もあり、複数拠点を持つ企業にも適しています。
情報漏洩や内部不正の抑止
社内の機密情報を守るためには、社員ごと・エリアごとの入室制限が欠かせません。入退室管理システムを導入することで、特定部門のみにアクセスを許可し、情報漏洩や内部不正を未然に防止する体制を構築できます。
勤怠データの可視化と正確な把握
出勤・退勤の時刻を正確に記録することで、従業員の労働実態を正しく把握できます。イレギュラーな残業や休出、遅刻・早退にも対応しやすく、勤怠管理システムと連携すれば業務の効率化にも寄与します。
社員の所在管理と緊急時対応
誰がどのフロアにいるかをリアルタイムで把握できるため、災害時やトラブル発生時にも社員の安否確認が迅速に行えます。特に大規模なオフィスや複数フロアを有する企業では、遠隔操作による状況把握が安全管理に大きく貢献します。
入退室管理システムの選び方（オフィス向け）
認証方法はオフィスの運用実態に合っているか
社員が毎日出入りし、来訪者や外部業者も一時的に立ち入るオフィス環境では、柔軟かつ確実な認証方法が求められます。社員にはスマホやICカードによる認証、来訪者にはQRコードなど一時発行の手段を活用するのが効果的です。
また、機密エリアには顔認証・指紋認証といったバイオメトリクス認証を使うことで、さらに高いセキュリティを担保できます。
オフィスのコストや運用に見合っているか
認証方法やシステム構成によってコストは大きく異なります。小規模オフィスや複数拠点のある企業には、工事不要なクラウド型、専門性の高い業務がある企業にはカスタマイズ可能なオンプレミス型など、用途に応じた選定が必要です。
オフィスで使っている他システムと連携できるか
勤怠管理、ワークフロー、人事システムと連携すれば、入退室の記録をデータ活用や業務改善に役立てることが可能です。システム統合によって、人件費・管理コストの削減にもつながります。
鍵の設置方法が将来的な変化に対応できるか
後付け型のスマートロックは、レイアウト変更や移転が多い企業に適しており、導入や撤去が簡単です。一方、オフィスを長期運用する前提なら、交換型の高耐久システムで信頼性を高める選択も有効です。
オフィス向け入退室管理システムの導入事例
導入事例：大手企業ビル守衛室のゲスト管理をスマート化
抱えていた課題
大手企業が多数入居するオフィスビルの守衛室では、これまで来訪者の情報を手書きで管理していました。その結果、記入漏れや確認ミスが頻発し、来訪者対応に時間と労力がかかるという課題が発生。特に外部業者の出入りが多いビルでは、セキュリティ上のリスクや管理ミスによるトラブルが懸念されていました。
導入後の影響
カードリーダー型入退室管理システムの導入により、「仮カード」と「本カード（入館証）」を連携させたゲスト管理フローが実現。事前登録・本人確認・カード返却のすべてをシステムで一元管理できるようになり、受付業務の効率化とセキュリティ強化を同時に達成しました。
さらに、オフラインPCと連携したタブレット端末を使用することで、インターネット経由の情報漏洩リスクを排除し、より安全なゲスト入退室管理環境が構築されました。
参照元：カオゲート公式HP（https://s-tekt.com/kaogate/case_building/）
導入事例：複数拠点を持つ大手通信関連企業の顔認証システム導入
抱えていた課題
従来使用していた入退室管理システムは、高機能である反面、コストが高く、運用面でも過剰なセキュリティ設定が不要なエリアにまで適用されていたため、全体的に非効率な運用となっていました。また、鍵やICカードによる管理は紛失や盗難、なりすましリスクもあり、複数事業所間での一元的な管理が困難でした。
導入後の影響
顔認証型の入退室管理システムを段階的に導入することで、従業員の利便性とセキュリティを両立。また、必要なセキュリティレベルに応じて防犯カメラとの併用や権限設定が可能となり、無駄のないセキュリティ環境が整いました。
さらに、複数拠点の顔データを一元管理できる仕組みを導入したことで、登録・更新の手間が大幅に軽減され、管理コストと業務負担の削減にもつながっています。
参照元：カオゲート公式HP（https://s-tekt.com/kaogate/case_multiple/）
導入事例：オリジナル設計株式会社様におけるMicrosoft 365活用によるDX推進
抱えていた課題
働き方改革の一環としてIT環境の整備に取り組んでいたオリジナル設計株式会社様では、複数拠点・多数社員に対応するためのIT管理の一元化や、在宅勤務時の円滑なコミュニケーション、セキュリティ強化が課題でした。また、旧システムでは端末管理やライセンス管理の分散による運用の非効率さも問題視されていました。
導入後の影響
Office 365からMicrosoft 365へのアップグレードを機に、全社員にSurfaceを支給し、OneDriveやVPNを活用した柔軟な働き方が可能に。Teamsを用いた社内外のWeb会議が定着し、プロジェクトの進行速度も大幅に向上しました。
さらに、全国25拠点の端末・ライセンス・セキュリティを本社で一元管理できる体制が構築され、情報システム部門の生産性が大幅に向上。IntuneやMicrosoft Defenderによるセキュリティ強化、ハイブリッドクラウド構成による柔軟な運用も実現しました。
参照元：日立システムズ公式HP（https://www.hitachi-systems.com/case/construction/2309/index.html）
導入事例：株式会社三技協様、レガシーSAPからクラウドSAPへ短期マイグレーションを実現
抱えていた課題
1990年代から利用してきたオンプレミス型のSAP R/3 Enterpriseでは、表計算ソフトへの依存や運用の属人化、経営環境の変化への対応力不足といった課題が顕在化していました。さらに、拡張性や最新技術との連携に限界があることから、業務改革や最適化に向けた抜本的なシステム刷新が必要とされていました。
導入後の影響
SAP S/4HANA Cloud, private editionへのストレートコンバージョンにより、レガシーSAPのUIや機能を保ったまま、クラウド基盤への移行を短期間（9カ月）で完了。原価計算やレポート作成の処理時間は約1/3に短縮され、月次決算も迅速化しました。
また、クラウド化により日々のシャットダウンやバックアップ作業が不要となり、情報システム部門の負担を大幅に軽減。現在は第2段階として、SAPとSFA等の周辺業務の統合による業務最適化を推進中で、「Optimization思考による価値創造」の実現を目指しています。
参照元：日立システムズ公式HP（https://www.hitachi-systems.com/case/others/2309/index.html）
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中小企業向け顔認証システム
「カオゲート」
カオゲートは、中小企業でも導入しやすい顔認証型の入退室管理システムです。単なるシステム導入にとどまらず、日常的な運用サポートやセキュリティポリシーの構築支援までカバー。退職者の権限管理や緊急時対応も含め、安心・継続的に使える環境を整備します。
引用元：カオゲート公式HP
（https://s-tekt.com/kaogate/）
操作性の高い設計と柔軟な導入体制によりセキュリティ強化と管理負担の軽減を同時に実現、初めての入退室管理にも最適な顔認証システムとして、運用負担を抑えられるシステムを検討してみてください。
入退室管理システムの耐用年数
法人税法上の耐用年数は6年ですが、実運用では5年程度で更新や点検を検討する企業が一般的です。とはいえ、適切なメンテナンスを行えば10年以上活用されている例もあります。
ただし、入退室の記録を残すPCやサーバーの稼働状況にも依存するため、経年劣化にともなうトラブル回避のためにも耐用年数は目安として把握しておくことが大切です。
※参照元：国税庁HP ドア管理装置の耐用年数（https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/hojin/05/09.htm）
オフィス向けの認証手段
オフィス環境では、ICカードやスマートフォンによる認証が主流ですが、よりセキュリティを重視するエリアでは、顔認証・指紋・静脈・虹彩といった生体認証が導入されています。
これらの手段は、盗難や偽造のリスクが極めて低く、管理者側の負担軽減にもつながります。
入退室記録の活用法
法改正により、企業には「客観的な労働時間の把握」が求められるようになりました。入退室記録は、勤怠システムと連携することで、働き方改革への対応や労務管理の正確性向上に貢献します。
セキュリティ重視の場合は、専門性の高い製品でシンプルかつ正確な運用が可能なシステムを選ぶのが理想です。
＋α カメラ付きシステムの利点
カメラが内蔵された入退室管理システムであれば、従業員の行動やトラブル発生時の状況を映像として記録できます。
機密資料やUSBメモリの持ち出しといった内部不正があった際も、原因を明確に特定しやすく、抑止効果としても機能します。
まとめ
オフィスに入退室管理システムを導入することで、セキュリティの向上だけでなく業務効率の改善や勤怠管理の精度向上といった多方面での効果が期待できます。
自社の規模や働き方、セキュリティポリシーに合ったシステムを選定し、最適な運用体制を構築しましょう。
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