オフィスに入退室管理システムを導入する際のポイントと事例
オフィスにおける入退室管理システムについて、押さえておきたい基礎知識をまとめています。そろそろスマートフォンなどを使って開閉できる入退室管理システムを検討しなければとお考えの方も、ぜひ参考にしてください。
オフィスに
入退室管理システムを導入する
メリット
セキュリティの強化
従業員だけでなく取引先の相手や清掃員、警備員など様々な職種の人が出入りしますが、中には悪意を持って侵入してくる部外者もいます。その際、入退室の権限を出入りする人に個別に付与して管理することで防ぐことができます。
生体認証などの解錠システムなら鍵の管理や紛失といったミスが起こらず、複製や悪用のリスクを無くすことができます。製品によってはWi-Fi通信を利用しての遠隔操作ができるものもあります。
情報漏洩や内部不正の抑制
入退室管理システムは、外部に対するセキュリティ対策の強化だけでなく、内部のセキュリティ対策にも有効です。各フロアごとに入退室の制限を設けたり、従業員ごとに入室可能なエリアを変更することができるので、社外秘の情報漏洩や、内部での不正抑制にも役立ちます。
正確な勤怠状況の把握
入退室管理システムでは、従業員の出勤退勤時間を正確に記録する機能があります。そのため、急な残業や休日出勤などイレギュラーな勤務や、早退・遅刻なども従業員ごとに把握しやすくなります。
勤怠管理システムを導入している場合には、連携機能が付いているシステムを選ぶことで、入退室履歴情報が利用でき、業務の効率化につながります。
社員の行動を把握
入退室管理システムを導入することで、社員がいつ、どこで、どのような業務や作業を行っているかを把握する事ができます。残業時間や休憩時間をはじめ、万が一のトラブル発生時にも、遠隔操作で安全に従業員の所在や安否確認ができるため、トラブルや災害による被害を防ぐことが可能です。
入退室管理システムの選び方
どの認証方法が適しているか
入退室管理システムで採用されている認証方法は、いくつかありますが、それぞれにメリット・デメリットがあります。企業の規模や目的に応じて適したものを導入しましょう。
社外関係者が多く出入りする企業なら、入館証を認証に使用できるものが良いでしょう。
逆にほぼ従業員のみが出入りするのであれば、社員の所持しているスマホやICカードでの認証にすれば、新たに作る必要がありません。社内でも一部の人しか入室できない設定が必要な企業なら、セキュリティ性の高いバイオメトリクス認証がおすすめです。
コストとのバランスは見合っているか
認証方法やセキュリティ性の高さによってかかるコストは異なります。それぞれの職種に適した認証方法とコストとのバランスが見合っているか慎重に検討しましょう。
工事不要で導入できるクラウド型のシステムは、複数の拠点に導入したり、初期費用を抑えたいという企業におすすめです。
初期導入費用や運用コストは高めですが、専用サーバーを立てるシステムの場合は、自社独自のカスタマイズができるので、専門性の高い企業に適しています。
他システムと連携できるか
入退室管理システムはそれだけでも従業員の行動可視化やセキュリティ強化として役立ちますが、既に導入している他のシステムと連携することで、さらに業務の効率化に繋がる可能性が高まります。
人件費や光熱費、システム利用料などのコスト削減にもつながるので、自社のシステムと連携が可能かどうかを視野に入れて検討しましょう。
鍵の設置は交換型か後付け型か
システムの鍵の設置は、交換型、後付け型などがありますが、コストやメリットなどもそれぞれ違いがあります。
後付け型は、既存の鍵に付加するので、導入時に大規模な工事を行わないため初期費用が抑えられます。今後オフィスや拠点を移す可能性がある企業におすすめです。
交換型は、導入時の工事や原状回復する際の費用などがかかるため、コストは割高になりますが、永続的に使用できるため、オフィス移転の予定がなく長期で運用したい企業に適しています。
入退室管理システムの耐用年数
入退室管理システムが経費として認められる減価償却の耐用年数は6年（※）。 オフィスに設置した場合、正常に使えるのは5年程度と言われています。ところが、部品交換や電池交換といったメンテナンスを繰り返しながら、実際には10年以上稼働している機器もあるようです。
しかし、カードをかざして開錠するだけが機能ではありません。PCが正常に稼働していなければ履歴が残っているとは限りませんし、バックアップ機器も正常に稼働して録画されているとは限りません。 耐用年数を過ぎれば、経年劣化に伴うエラーを回避することは難しくなるでしょう。
※参照元：国税庁HP ドア管理装置の耐用年数（https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/hojin/05/09.htm）
入退室管理システムの認証手段
不正な入退室を防ぐために人の出入りを管理し記録に残す入退室管理システム。
認証手段には、暗証番号やICカードのほか、最近ではスマートフォンも多く使われているようですが、セキュリティレベルの高さを求められる場合には、顔認証のような生体情報による認証方法があります。
盗難や偽造のリスクも極めて低く、不正入室をより未然に防げることから注目される生体認証には種類も多く、声認証や指紋認証、静脈認証、虹彩認証などもあります。
入退室記録の活用
労働安全衛生法の改正に伴い、企業に「客観的方法」による労働時間の把握が求められるようになったことから、入退室記録を勤怠管理に活用することも含めて、管理が一本化された入退室管理システムを導入するところもあるようです。
しかし、あくまでもセキュリティの強化を求めるのであれば、やはりセキュリティに特化した製品を選んだほうが、取り付けも簡単で運用開始後の負担も少ないため手軽に導入できます。
＋αカメラがついていると
できることも増える
入退室管理システムを導入することで、企業情報や個人情報漏洩を予防することも可能になります。入退室管理システムのメリットは部外者の侵入を防ぐことですが、オフィスへの入退室を管理できるため、部外者の侵入を防ぐだけでなく内部の人間のアクセスも追跡できます。
さらに、カメラがついていることで、万が一内部で不祥事があった際に原因を確認しやすくなるというのも大きなメリットになります。例えば、重要書類やUSBの持ち出しなど、内部で不正が行われた場合にも犯人を見つけやすくなります。
まとめ
オフィスに適した入退室管理システムの重要性とあわせて、セキュリティの強化も見逃せないポイントです。
このサイトでは、初めて入退室管理システムを導入する方に向けて、適した入退室管理システムの選び方やおすすめのシステムを紹介しています。無駄な設備投資にしないために、ぜひ参考にしてください。
【導入目的別】
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