コワーキングスペース・シェアオフィスの入退室管理システム導入事例
このページでは、コワーキングスペースやシェアオフィスに入退室管理を導入する際のポイントや、導入事例をご紹介します。
コワーキングスペース・シェアオフィスに設置する際のよくある課題
コワーキングスペースは通常のオフィス以上に人の出入りが多いため、有人による入退室管理は大変です。利用者の受付はもちろん、利用履歴などの情報も管理しなくてはいけません。ヒューマンエラーやミスが起きる可能性があるうえ、悪意ある第三者に不正侵入されるリスクも高くなります。
また、人手では入退室の記録を残す業務も手間がかかります。不正侵入のリスクを抑え、かつスタッフの負担を低減したい方は、入退室管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。
設置場所を決める
コワーキングスペースなどに入退室管理システムを導入する際は、設置場所をしっかり決めておきましょう。適切な設置場所は、出入り口や利用受付を行うエントランスです。セキュリティを高めるために、ワークスペースや会議室、通用口なども設置しておくとよいでしょう。
入退室管理システムの種類を決める
認証方法
入退室管理システムの設置場所を決めたら、認証方法も決めておきましょう。コワーキングスペースに適した認証方法は主に3つあります。
ICカードは、カードキーを専用の読み取り機にかざすことで入退室を行います。入退室管理システムではポピュラーな認証方法で、簡単に利用できるのがメリット。ICカードごとに入室制限を設けることも可能です。
生体認証は指紋や声紋、顔などをカメラやセンサーで読み取って本人確認を行う認証方法です。登録を済ませてしまえば、手ぶらの状態で入退室できるのがメリット。物理的なカードや鍵も不要なため、盗難や紛失のリスクも低減できます。
スマートフォンは、利用者が使用している端末で入退室をチェックする認証方法です。専用のアプリで入退室を行うので、気軽に利用できるのがメリット。カードを用意したり、生体認証を登録したりする手間も省けます。
セキュリティ性
セキュリティもチェックしておきましょう。入退室管理システムの主な役割は、入退室を管理・制限して不正侵入を防ぐことにあります。しかしセキュリティに不安がある場合、第三者に侵入されたり情報を盗まれたりするリスクが高まります。
入退室管理システムを導入するなら、高度なセキュリティを備えた製品の導入が必要です。セキュリティが高まることで不正侵入を防ぎ、サービスの信頼性を高めることが可能です。利用者に安心感も与えられるでしょう。
コワーキングスペース・シェアオフィスの導入事例
セキュアな入退室管理を実現できた事例
コワーキングスペースをオープンするにあたって入退室管理システムを導入。受付スペースとワークスペースを区切って入退室を制限した結果、セキュアな環境の構築に成功しました。一方、登録後は会員証をNFCリーダーで読み込ませるだけで出入りできるなど、利用者の利便性を損なわないように配慮しています。
参照元：Akerun｜キンコーズ・ジャパン - セキュアなワークスペースを短納期で構築（https://akerun.com/casestudy/detail_kinkos/）
防犯対策・業務効率化の両立ができた事例
入退室管理システムを導入する前は、誰でもビル内に出入りできる状況で、防犯上のリスクに懸念がありました。しかし受付は伝票記入などの業務で忙しく、他の業務に手が回らない状況だったそうです。
一方、入退室管理システム導入後は出入りが制限されるようになり、防犯上のリスクを低減することに成功。システム化によって受付業務も効率化された結果、他の業務に時間を捻出できるようになりました。
参照元：むじんLOCK｜Any（浜松まちなかマネジメント株式会社様（https://mujinlock.com/cases/case-study-any/）
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