入退室管理システムの耐用年数・減価償却について
本記事では、入退室管理システムの法定対応年数や減価償却について解説しています。また、システムを選定する際のポイントもまとめました。
入退室管理システムの法定耐用年数は？
税法で定められた減価償却資産における使用可能期間の見積もりを「法定耐用年数」といいます。企業が設備に投資した場合、取得した費用をこの法定耐用年数に従って分割を行い、減価償却を行います。入退室管理システムの場合、構成している要素によって下記の勘定科目に分類され、法定耐用年数が定められます。
- 建物附属設備
サーバーや制御盤などが該当する。法定耐用年数は、多くの場合6年と定められている。
- 器具・備品
カードリーダーや認証端末、PCなどが該当する。法定耐用年数は「事務機器、通信機器」の場合は5年または6年といったように、種類によって異なる。
なお、法定耐用年数とは税務会計上の計算期間です。例えば、建物付属設備の場合6年しか使えない、ということを意味するわけではありません。あくまでも課税所得の計算や、固定資産税評価のために使用される数値です。
参照元：国税庁｜ドア自動管理装置の耐用年数（https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/hojin/05/09.htm）
耐久年数との違い
法定耐用年数と混同しやすいものとして「耐久年数」と呼ばれるものがあります。これは、製品のメーカーが「この期間内であれば正常な使用が可能」と判断し、独自に定めた期間。そのため、耐久年数から製品の寿命を判断できますが、あくまで目安の期間ですので、使用する環境や頻度によって実際の寿命が耐久年数よりも短くなるケースもあります。
「法定耐用年数」と「耐久年数」は言葉自体は似ているものの、全く異なる概念であるため、誤認しないよう注意しましょう。
メーカー保証期間との違い
ほかに「メーカー保証期間」があります。これは、通常使用を行う中で発生した不具合について、メーカーが無償で修理などを行う期間になるため、「法定耐用年数」や「耐久年数」とは、当然ながら異なります。
システムを選定する際には、「法定耐用年数」「耐久年数」「メーカー保証期間」の違いをきちんと把握した上で、評価を行うことが必要となります。
法人が減価償却を行うメリット
「減価償却は何のために行うのか」と感じている人もいるかもしれません。この減価償却を行うメリットの一つに、「接剤につながることがある」という点が挙げられます。
減価償却は、固定資産を取得する際の費用を耐用年数に応じて計上していきます。そのため、費用が増えれば利益が減り、法人税の金額も少なくなりますので、減価償却を行うことで節税効果が期待できるケースもあります。
そのほか、耐用年数に応じた償却を行っていくことから翌年以降の費用を把握しやすい、というメリットもあります。
入退室管理システム買い替えのタイミングは？
入退室管理システムは会社に設置するものであるため、不具合や寿命で動かないと業務に支障が出ることも考えられます。ここでは、買い替えを検討すべきタイミングを紹介していきます。
まず「故障や不具合が発生する頻度が増えた」という場合です。読み取りの際にエラーが出る、電気錠がうまく動かない、認証に時間がかかるといった状況は、買い替えを検討すべきタイミングといえます。
また、システム全体のレスポンスが低下するなど「性能低下」を感じる場合や、「メーカーのサポートが終了」する場合のほか、「自社の運用ニーズやセキュリティ要件の変化」により、現在のシステムではニーズを満たせないと判断される場合には、買い替えを検討してみましょう。
入退室管理システムを買い替える場合の選び方
耐用年数などを踏まえた全体のコストを考える
システムを選定する場合には、全体のコストについて考えることが大切です。この「全体のコスト」はよく「TCO（Total Cost of Ownership：総所有コスト）と呼ばれ、初期導入費や運用・保守費用、バージョンアップ費用など将来的に発生する費用といったように、システムの耐用年数全体にわたるコストの合計を意味しています。
またTCOにはメンテナンスにかかるコストも含まれていますが、システムの寿命を伸ばすにはメンテナンスをしっかりと行っていくことが重要です。そのためシステムのメンテナンスに必要となる費用も、システムの選定における比較ポイントのひとつといえます。
このように、システムを選定するにあたっては初期コストのみを見るのではなく、耐用年数などを踏まえた全体のコストを考慮することが非常に大切です。
機能やメーカーの信頼性から比較
システム選定を行う場合、機能やメーカーの信頼性も考慮に入れながら評価を行っていくことも重要です。
例えば機能面に関しては、まず自社の導入目的を明確にした上で、その目的を満たす性能や機能、認証方式となっているかを確認していきます。もし機能が過剰となっている場合にはコスト増につながりますし、機能が不足している場合には目的を満たせないため、十分に評価を行ってください。
メーカーの信頼性は、例えば、導入後に「長期的にサポートが受けられるか」という点に注目し、メーカーの経営状況などを確認しましょう。併せて、トラブル発生時の対応内容についても確認しておくことで、安定した運用に繋がります。
よく読まれている他の記事
