入退室管理システムのリプレイス
オフィスのセキュリティや従業員の安全を守るために欠かせない入退室管理システムですが、「導入してから随分と年月が経ち、使い勝力が悪くなってきた」「管理コストがかさむ」といった課題を抱えていませんか？入退室管理システムは一度導入したら終わりではなく、オフィスの変革や技術の進歩に合わせて最適なタイミングでリプレイス（刷新）を行うことが重要です。
本記事では、リプレイスを検討すべきサインや最新のトレンド、失敗しない選定基準について詳しく解説します。
入退室管理システムのリプレイスを検討すべき時期とサイン
物理鍵やICカード管理の限界とコスト
物理鍵や従来のICカードによる運用は、紛失時の再発行コストや、第三者への貸し借りによるなりすましリスクが常に付きまといます。
従業員が増えるたびにカードを購入・登録する手間に加え、退職者がカードを紛失・未返却のまま退職した際のセキュリティリスクなど、管理の限界を感じ始めたらリプレイスを検討する強力なサインと言えます。
メーカーのサポート終了や機器の老朽化
導入から5〜10年が経過すると、物理的な機器の老朽化による動作不良が増加します。さらに注意したいのが、メーカーによるシステムやハードウェアのサポート終了（EOL）です。
サポートが終了すると、万が一の故障時に修理部品が手に入らなかったり、セキュリティアップデートが受けられなくなったりしてシステムが無防備な状態になるため、早急なリプレイスが必要です。
テレワーク普及に伴う柔軟な入退室管理の必要性
テレワークやサテライトオフィス、フリーアドレスを導入する企業が増えた現代では、決まったメンバーが決まった時間に出社する従来の運用はマッチしなくなっています。
曜日や時間帯によって柔軟にアクセス権限を変更できるシステムや、誰がいつ出社しているのかを遠隔からでもひと目で把握できる仕組みへのリプレイスが求められています。
リプレイスで注目される認証トレンド
ICカードからスマートフォン・顔認証への移行
現在のトレンドは、物理的なカードを持たない「非接触・手ぶら」の認証方式です。スマートフォン（Bluetooth/NFC）や顔認証であれば、カードの持ち歩きや紛失のストレスから解放されます。
特に顔認証は、両手が塞がっていてもスムーズに通過できる利便性と、本人以外の通過を許さない強固なセキュリティを両立できるとして選ばれています。
クラウド管理による複数拠点のリアルタイム把握
従来の「オンプレミス型（社内サーバー運用）」から「クラウド型」への移行も大きなトレンドです。インターネット経由で管理画面にアクセスできるため、複数あるオフィスの入退室状況を本社からリアルタイムで一元管理できます。
わざわざ現地のサーバーを確認しに行く必要もなくなり、管理者のテレワークにも対応可能です。
外部システム（勤怠管理・会員管理）とのAPI連携
最新のシステムは、他のビジネスツールとのAPI連携が容易です。
入退室の打刻データをそのまま勤怠管理システムと連動させて給与計算を効率化したり、コワーキングスペースなどで会員管理システムと連動させて決済情報に応じた自動解錠を行ったりと、業務全体のDXを推進させることができます。
入退室管理システムのリプレイスにおける失敗しない選定基準
既存の配線やドア枠を活かせるか（施工性の確認）
リプレイスのコストを大きく左右するのが工事費用です。すべての配線や電気錠をゼロからやり直すとなると大掛かりな工事になり、コストも期間も膨らみます。
既存の配線、電気錠、ドア枠などの既存資産をそのまま活用できるシステムを選べば、工事費用を大幅に抑えつつ、短期間でのリプレイスが可能になります。
管理サーバーの有無とメンテナンス負荷の軽減
自社内に管理用サーバーを設置するタイプは、サーバーのOSアップデートやバックアップ、ハードウェアの故障対応などをすべて自社で行う必要があり、運用負担が重くなります。
サーバーレスで運用できるクラウド型を選べば、保守メンテナンスはベンダー側が行うため、社内のIT人材不足に悩む企業でも安心して運用できます。
なりすまし防止などのセキュリティ強度の担保
利便性ばかりに目を奪われ、セキュリティが疎かになっては本末転倒です。
ICカードの貸し借りや、認証された人の後ろに続いて入室する「共連れ」を防ぐ仕組みがあるか、また生体認証であれば写真や動画によるなりすましを見破る検知機能（生体検知）が備わっているかを必ず確認しましょう。
将来的な拡張性とユーザー登録数の上限
企業の成長やオフィスの増床を見据え、将来的に扉の数や利用人数が増えても柔軟に対応できるかは非常に重要です。
システムによって「登録可能なユーザー上限数」や「接続できるリーダーの台数」に制限があるため、将来の規模拡大に耐えられるスペックかどうかを事前に見極めておく必要があります。
【PR】顔認証入退室管理システム「カオゲート（S-TEKT）」の魅力
入退室管理システムを自作すれば、確かに初期費用を抑えられます。しかし、運用・保守・セキュリティ対策を自社で管理する必要があり、長期的にはコストや負担が大きくなるケースも少なくありません。
「コストを抑えつつ、確実に運用できるシステムを導入したい」と考える企業に適しているのが 「カオゲート（S-TEKT）」 です。
カオゲート（S-TEKT）
引用元：S-TEKT公式HP（https://s-tekt.com/kaogate/）
高速・高精度な顔認証エンジン
カオゲートは、業界トップクラスの高速・高精度な顔認証エンジンを搭載しています。認証端末の前に立つだけで、立ち止まることなく一瞬（0.2秒）で本人を識別し解錠するため、朝の通勤ラッシュ時や従業員の出入りが激しい時間帯であっても、エントランスで行列を作ることなくスムーズな入退室を実現します。
既存の電気錠を活用したスムーズなリプレイスが可能
カオゲートの大きな強みが、現在オフィスで使用している既存の電気錠や配線、システム基盤を活かしてリプレイスができる点です。ドア周りの大掛かりな交換工事が不要なため、工事コストを劇的に抑えることができるだけでなく、オフィス業務を長期間止めることなくスピーディに最先端の顔認証システムへと移行できます。
マスク着用時や暗所でも確実な本人確認を実現
感染症対策や花粉症などでマスクを着用したままでも、99.8％の高い精度で瞬時に個人の識別が可能です。さらに、オフィスの消灯後や夜間、照明の届きにくい場所といった暗所でも問題なく認証が行えるため、24時間体制のオフィスやサーバールームなどの厳重なエリアのセキュリティ確保にも最適です。
初期費用を抑えた導入プランと直感的な操作画面
高度な顔認証システムでありながら、リースプランの活用により初期費用ゼロ・月額16,500円（税込）からの導入が可能（※）なため、予算の限られた中小企業でも導入しやすいのが魅力です。管理画面も非常にシンプルかつ直感的で、PC操作に不慣れな担当者でもユーザーの追加登録や履歴確認を迷わず簡単に行えます。
| 会社名 |
株式会社S-TEKT |
| 本社所在地 |
東京都江東区佐賀1-9-11
YSビル5F |
| 電話番号 |
03-3820-5760（代表） |
| 公式サイトURL |
https://www.s-tekt.com/ |
リプレイス完了までの流れと運用開始の注意点
現況調査とシステム要件の整理
まずは現在のオフィス環境を徹底的に調査します。既存の電気錠の型番、配線ルート、扉の形状などを把握し、新しいシステムがそのまま適合するかを確認します。
同時に、「どこの扉のセキュリティを高めるか」「何人のユーザーを登録するか」といった要件を洗い出し、最適なプランを固めていきます。
従業員への周知と顔登録・カード配布の計画
システムが新しくなることで、これまでの入退室方法が変わるため、従業員への事前周知と説明会の実施は不可欠です。
特に顔認証を導入する場合は全員の顔データの登録が必要になるため、切り替え日までに余裕を持ってスケジュールを組み、段階的に登録作業を進める計画を立てましょう。
旧システムからのデータ移行と並行運用の期間
新旧システムの切り替え当日、突然すべてのデータを移行しようとするとトラブルの原因になります。
従業員の基本情報や権限データを事前に新システムへ移行しておき、移行期間中は新旧両方のシステムで解錠ができる「並行運用期間」を数日から1週間ほど設けると、万が一のトラブル時にも業務が滞りません。
不具合発生時の緊急解錠ルールの策定
リプレイス直後の初期トラブルや、万が一のシステム障害・停電に備え、「扉が開かなくなった場合の緊急解錠マニュアル」を必ず策定しておきましょう。
物理的なシリンダーキーを誰がどこに保管するのか、緊急時の連絡ルートはどうするのかなどを明確にし、現場のリーダーや警備担当者に共有しておくことが重要です。
まとめ
入退室管理システムのリプレイスは、単に機器を新しくするだけでなく、オフィスの利便性を飛躍的に高め、管理コストやセキュリティリスクを削減する絶好のチャンスです。
既存の資産を活かせる施工性の高い製品や、運用の手間の少ないクラウド型・顔認証システムなどを視野に入れ、自社の目的に最も合ったシステムを選びましょう。
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