入退室管理システムで残業削減を実現
長時間労働を見直すためには、従業員の自己申告だけでなく、実際の入退室時刻を正確に把握することが重要です。入退室管理システムを活用すれば、オフィスや施設への入室・退室履歴を記録し、勤怠データと照合できます。ここでは、入退室管理システムが残業削減につながる仕組みや、導入時のポイントについて解説します。
入退室管理システムが残業削減につながる仕組み
実際の在室時間を記録できる
入退室管理システムでは、ICカードや顔認証、指紋認証などを利用して、従業員がオフィスへ入室した時刻と退室した時刻を記録できます。入退室履歴を確認することで、従業員が実際にどの程度の時間、社内に滞在していたのかを把握できます。
勤怠管理が自己申告のみの場合、退勤処理をした後に仕事を続ける、いわゆるサービス残業を見落とす可能性があります。勤怠上の退勤時刻と実際の退室時刻に大きな差がある従業員を確認できれば、隠れた残業を早期に発見し、業務量や働き方の見直しにつなげることができます。
勤怠管理システムと連携できる
入退室管理システムの中には、勤怠管理システムと連携できる製品があります。入室時刻を出勤時刻、退室時刻を退勤時刻として記録したり、勤怠データとの相違を管理画面で確認したりすることが可能です。
入退室と勤怠の情報を連携することで、打刻忘れや入力ミスを減らし、労働時間をより正確に管理できます。また、一定時間を超えて在室している従業員を抽出し、管理者へ通知する仕組みを整えれば、長時間労働が常態化する前に対応しやすくなります。
残業が多い部署や従業員を把握できる
入退室履歴を継続的に記録することで、残業が発生しやすい曜日や時間帯、部署、従業員などの傾向を把握できます。特定の部署だけ退室時刻が遅い場合は、人員不足や業務の偏り、作業手順の非効率などが原因になっている可能性があります。
客観的な記録をもとに業務量を分析すれば、人員配置の変更や作業分担の見直し、業務の自動化など、具体的な改善策を検討できます。単に「残業を減らすように」と呼びかけるのではなく、残業が発生している原因をデータから確認できることが入退室管理システムを活用するメリットです。
一定時刻以降の入退室を制限できる
従業員や部署ごとに入退室できる時間帯を設定できるシステムもあります。原則として定時後の入室を制限し、残業が必要な場合だけ上司の申請や承認を求める運用にすることで、不要な残業を抑制できます。
休日出勤や深夜残業についても、対象者や時間帯を限定することが可能です。残業申請のない従業員が長時間在室している場合に、管理者へアラートを送信できる製品を選べば、管理者が状況を確認しやすくなります。
入退室管理システムだけでは残業を削減できない
入退室管理システムは、従業員の在室状況や残業時間を把握するために役立ちますが、システムを導入するだけで残業が自動的に減るわけではありません。記録したデータを確認し、残業が多い原因を分析したうえで、業務改善を行う必要があります。
たとえば、特定の従業員へ業務が集中している場合は作業を分担し、定型業務に時間がかかっている場合はシステム化を検討します。また、管理者が残業を把握していても改善を行わなければ、長時間労働の解消にはつながりません。入退室履歴を定期的に確認し、改善策を実行する体制を整えることが重要です。
残業削減を目的に導入する際のポイント
勤怠管理システムとの連携可否を確認する
残業時間を正確に把握したい場合は、現在利用している勤怠管理システムと連携できるかを確認しましょう。連携できない場合、入退室履歴と勤怠データを別々に確認する必要があり、管理者の作業負担が増える可能性があります。
アラートやレポート機能を確認する
一定時間以上在室している従業員や、勤怠上の退勤時刻と実際の退室時刻が異なる従業員を自動で通知できると、確認作業を効率化できます。部署別や期間別に残業状況を集計できるレポート機能があれば、継続的な労働時間の改善にも活用できます。
従業員へ導入目的を説明する
入退室履歴を取得することについて、従業員が「監視されている」と感じる場合があります。導入時には、防犯や機密情報の保護だけでなく、サービス残業の防止や適正な労働時間管理を目的としていることを説明しましょう。取得する情報や利用目的、保存期間、閲覧できる担当者などを明確にしておくことも大切です。
まとめ
入退室管理システムを導入すると、従業員の入室時刻と退室時刻を記録し、実際の在室時間を把握できます。勤怠管理システムと連携すれば、退勤処理後の残業や打刻漏れを発見しやすくなり、長時間労働の抑制につなげることが可能です。
ただし、残業を削減するには、記録されたデータをもとに業務量や人員配置を見直す必要があります。入退室管理による客観的な記録と、継続的な業務改善を組み合わせることで、より適切な労働時間管理を実現できるでしょう。
